Los medios de comunicación social son una herramienta fundamental para dar a conocer la empresa en el mercado, potenciar la imagen de marca o transmitir cualquier mensaje de la organización. Por ello, es fundamental saber cómo dirigirnos a ellos, y mantener una relación excelente, ya que sin duda nos ayudarán en la carrera para alcanzar un futuro de éxito para nuestra compañía. A continuación, indicamos algunas recomendaciones para saber cómo llegar a los periodistas y mantener unas buenas relaciones con los medios.

10.1.  Cómo afrontar una entrevista

A)  Preparar nuestra información antes de la entrevista con el periodista

Para lograr comunicar con éxito el mensaje es fundamental preparar lo que se quiere comunicar, cómo se quiere decir, qué datos se pueden aportar, qué nos gustaría ver publicado, qué queremos resaltar, cómo queremos enfocarlo... Se deben utilizar frases breves y simples y eliminar frases superfluas. Al hablar, se debe buscar la sencillez y la claridad en la exposición. Por otro lado, es fundamental estar preparados para no cometer errores y poder responder a todas las cuestiones que se formulen.

Para demostrar que se tiene control sobre la empresa, se deben manejar todos los datos de la compañía, cifras, organigrama, objetivos..., y tener bien estudiadas todas las posibles preguntas que se piense puedan realizarnos. En caso de no disponer de la respuesta a alguna pregunta importante, no inventar ni mentir. Es preferible comprometerse con el periodista a enviársela lo antes posible. Se debe tener también presente todo aquello que no «se puede» ni «se quiere» informar. Habrá momentos en que los periodistas intentarán obtener información confidencial, por ello se debe estar atento a lo que se dice en todo momento.

B)  Mantener buenas vibraciones

Es aconsejable informarse previamente sobre el medio y el profesional con quien uno se va a encontrar. Así se podrá conocer de antemano sus gustos y tendencias. Además, de esta forma se estará a tiempo de adaptar los mensajes conforme a sus preferencias. A la exposición clara y resuelta ha de acompañar un lenguaje no verbal, una «puesta en escena» comedida en movimientos que transmitan seguridad y tranquilidad. Y, desde luego, ser siempre uno mismo.

C)  Disponer de información y datos escritos

Al contrario de lo que se puede pensar, no perjudica la imagen recurrir a un informe escrito de referencia en el que poder consultar cualquier dato durante la entrevista, incluso que sirva de guion cuando se trata de datos concretos o cifras. Aquí no hay espacio para la improvisación. Debemos preparar un listado de «ideas fuerza» (conceptos principales que deseamos transmitir al periodista a través de la entrevista) y un argumentario (documento que contenga las respuestas a todas las preguntas posibles). Además, es importante contar con el argumentario con suficiente antelación para estar preparado a explicar varias veces de forma diferente la idea principal que se quiere comunicar.

Disponer de información escrita para centrar el discurso, así como para poder facilitársela al periodista en caso necesario, nos dará confianza, seriedad y credibilidad ante los medios. Es también de vital importancia disponer de material gráfico, off y on line..., para ilustrar la información que estamos facilitando.

Hay que definir previamente de manera interna los datos que se quieren o interesa comunicar a los medios de modo que todos los interlocutores de la empresa dispongan de la misma información de cara a cualquier conversación o entrevista con los periodistas.

D)  Ser tolerantes con los errores

Los periodistas son humanos y, como todos, cometen errores. Si se han equivocado en algún dato hay que valorar mucho la relevancia del mismo antes de hacer una posible reclamación. Tampoco conviene quejarse del espacio que se ha dedicado, del enfoque que le han dado a la información o de los datos que no han aparecido, pero que hemos facilitado. Hay que tener en cuenta que si todo ha ido bien y el periodista ha quedado contento, seremos una posible fuente de información para el futuro.

10.2.  Mensaje y lenguaje

A)  Transmitir mensajes sencillos, claros y concisos

A la hora de dirigirse a los medios hay que tener en cuenta que lo más importante es saber transmitir el mensaje de forma clara, concisa y sencilla, es decir, hay que «ir directamente al grano» y evitar exponer ideas innecesarias. Se deben evitar los tecnicismos, saber argumentar, ser convincentes, demostrar que se domina el tema y mostrarse plenamente seguros pero a la vez humildes y realistas.

No hay que olvidar que el directivo de la empresa es un experto en el tema, mientras que el periodista lo es, sin embargo, en buscar información de interés, redactarla y recurrir a las mejores fuentes, y en este sentido tenemos que hacer ver que somos su mejor elección. Por ello, el mensaje tiene que guardar relación con los criterios de noticiabilidad que utilizan los periodistas a la hora de seleccionar los contenidos publicables: novedad, actualidad, originalidad...

Siempre que sea posible, entregar a los periodistas un dossier de la empresa con datos económicos básicos, así como algunas fotografías impactantes de la actividad en formato digital jpg y con una alta resolución.

B)  Hablar en titulares

La mejor forma de captar la atención de los medios es ofrecerles en la conversación una frase impactante, que condense toda la información y reúna las ideas y los datos más relevantes. Es lo que se llama en comunicación «hablar en titulares», es decir, que las frases reúnan los requisitos de un buen titular: que sea noticia, breve, que capte la atención del que lo ve y que resuma el contenido. Esto conlleva a decir lo más importante al principio, con pocas palabras, pero muy claras y lo más exactas posibles, de esta forma se facilitará la labor del redactor y se conseguirá despertar el interés del periodista.

10.3.  Fotografía y vestuario

Para la posible entrevista hay que preparar previamente las instalaciones y lugares donde quizás vayan a tomarse fotografías en las que siempre ha de estar presente la imagen corporativa de la compañía. En cuanto a la indumentaria y aspecto físico ha de ser como habitualmente se suele ir a trabajar, sin que se note que se ha preparado para «salir en la foto».

Lógicamente, al margen de estas consideraciones generales, cada medio, cada periodista, cada tema, tiene sus propias particularidades. No es lo mismo una entrevista para prensa escrita, donde tendremos que emplear un lenguaje más elaborado y ser más extensos en nuestro discurso que una entrevista para radio que por su inmediatez, requiere de un mensaje más esquemático, breve y conciso. Para ello, la clave es muy sencilla: saber adaptar las consideraciones generales a cada caso concreto. Ese es el secreto del éxito.